Nouvelles mesures d’utilisation des courriels

Désormais, la plupart des personnes quittant HEC Montréal perdront l’accès à leur adresse courriel @hec.ca et à l’espace OneDrive qui l’accompagne.

Avant leur départ, elles ont la responsabilité de transférer dans les espaces de travail communs les documents et informations nécessaires à la continuité des activités de HEC Montréal. De plus, elles doivent retirer tout le matériel pouvant être de nature personnelle.

Depuis le 5 juin 2023, les personnes suivantes sont visées par cette première phase de déploiement des nouvelles mesures :

• Membres du personnel avec avantages sociaux, actuels et futurs : professeures et professeurs de carrière (adjoints, agrégés et titulaires); maîtres d’enseignement; personnel administratif.
  
  
• Membres de la communauté étudiante admis pour la première fois au trimestre de l’automne 2023.

Certaines exceptions s’appliquent au retrait des adresses @hec.ca :

• La personne demeure active à HEC Montréal, mais sous un autre rôle. Par exemple, elle poursuit des études.
  
  
• La personne a un diplôme de HEC Montréal et a été admise pour une première fois avant le trimestre de l’automne 2023;
  
  
• La personne a pris sa retraite de HEC Montréal avant l’entrée en vigueur du règlement;
  
  
• La personne est un(e) professeur(e) émérite ou honoraire et continue de représenter HEC Montréal à ce titre.

Cette mesure découle de la révision du Règlement relatif à l'utilisation des ressources informationnelles, adoptée par le Conseil d’administration le 2 février 2023, et ayant pour objectifs :

• La valorisation des informations institutionnelles
  
  
• La standardisation des règles d’affaires
  
  
• L’amélioration de la sécurité des informations sensibles

Les messageries Outlook et leur espace de stockage OneDrive sont parmi les outils les plus utilisés par la communauté HEC. Ce sont donc des espaces de travail qui requièrent une attention particulière.

Bien qu’il n’y ait pas de conséquences directes dans votre situation, nous vous invitons à prendre l’habitude de départager les messages que vous recevez et envoyez de manière à pouvoir faire un tri rapide au besoin.

Voici quelques exemples de catégories de correspondance à départager :

• Activités d’enseignement;
  
  
• Activités de recherche;
  
  
• Activités administratives;
  
  
• Échanges personnels avec la DRH;
  
  
• Encadrement des effectifs;
  
  
• Encadrement de membres de la communauté étudiante;
  
  
• Rayonnement externe;
  
  
• Listes d’envoi internes et externes.

Rappel : la messagerie Outlook @hec.ca et l’espace de stockage OneDrive associé ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles.

Les informations et les documents institutionnels sont ceux qui soutiennent et témoignent des activités de HEC Montréal.

La liste des documents et dossiers à préservation permanente identifie ces éléments.

Dans les courriels, l’information institutionnelle prendra surtout la forme de communications faisant état d’une décision, d’un engagement ou d’un contrat, ainsi que d'échanges qui donnant du contexte à un dossier important.

Ces messages doivent être classés dans les espaces de travail (P:\, SharePoint) communs à une équipe. Cela permet d’assurer la continuité des activités et d’éviter la perte d’informations.

Isoler d’abord tout ce qui peut être de nature personnelle et transférer ces éléments à une messagerie personnelle.

Ensuite, identifier au mieux les messages qui devraient être déplacés vers des dossiers communs à votre équipe.

Enfin, supprimer un maximum de messages qui n’ont pas de valeur : listes d’envoi, échanges pour fixer des rencontres, etc. N’oubliez pas de supprimer ensuite ce qui se trouve dans la Corbeille de Outlook.

Astuces :

• Effectuer ces opérations à partir de Outlook web afin d’accéder à l’ensemble de vos courriels.
  
  
• Pour une référence visuelle : Aide-mémoire pour le tri documentaire

Les personnes à l’emploi de HEC Montréal et les membres du corps professoral peuvent contacter archives.info@hec.ca pour un accompagnement personnalisé

La page Nos services contient d’autres ressources en soutien à la gestion de l’information institutionnelle.

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