Vos démarches avant le départ et en cas de problème

La déclaration d’activité à l’international est un processus mis à votre disposition par HEC Montréal. Il vous assurera une tranquillité d’esprit lors de vos déplacements et vous tiendra informé en temps réel. Vous devez déclarer votre activité à l’international de 4 à 6 semaines avant le départ du Canada.  

Voici quelques exemples :  

• Programme d’étude à l’étranger;
• Séminaire organisé par HEC Montréal;
• Campus international;
• Étude de terrain dans le cadre d’un projet de recherche;
• Activités et voyages organisés par des comités ou associations étudiantes;
• Compétitions universitaires;
• Et bien plus. 

Cette déclaration obligatoire fait partie du processus administratif de votre départ à l’étranger. 

En déclarant votre activité à l’international sur la plateforme web prévue à cet effet, vous aurez accès à des informations importantes concernant votre destination ainsi qu’aux ressources à votre disposition pour mieux vous préparer..

Créer un compte  

1. Rendez-vous sur my portal /international SOS.
2. Créez un compte avec vos identifiants HEC Montréal (courriel@hec.ca).
3. Créez un mot de passe sécurisé.
4. Votre profil est déjà prérempli. Il suffit d’y ajouter votre pays de résidence et un numéro de cellulaire.
5. Entrez le code envoyé par SMS.
6. Lisez et confirmez les clauses et modalités. 

Déclarer une activité à l’international sur la plateforme SOS International  

1. Connectez-vous avec vos identifiants courriel@hec.ca et mot de passe.
2. Rendez-vous dans l’onglet « mes voyages » et cliquez sur « Déclaration d’activité à l’international ».
3. Rentrez les détails de votre activité à l’international avec le plus de précision possible.
4. Finalisez la déclaration d’activité à l’international.
5. Activez les notifications pour recevoir les alertes concernant votre activité à l’international.
6. Si vous utilisez l’application, activez la localisation pour obtenir des informations en temps réel. 

Consulter la procédure détaillée

SOS International ne remplace pas une assurance maladie de voyage.

Il importe de bien comprendre dans quelles situations contacter SOS International ou votre assureur.  

Communiquez avec votre compagnie d’assurance voyage pour toutes urgences médicales qui nécessitent une consultation et des soins, afin de faire approuver les frais et connaitre les procédures à suivre. 

Pour toutes autres situations où vous pourriez avoir besoin de conseils ou d’assistance (conseils médicaux avant consultation, catastrophes naturelles, évacuations, pertes de documents, restrictions de douanes, etc.), communiquez avec un centre d’assistance de SOS International. 

Consulter la liste d’exemples 

Si vous possédez déjà une assurance maladie voyage, ou si vous devez vous procurer une assurance supplémentaire, il est important de poser certaines questions à votre assureur, afin d’avoir un portrait global de la couverture et des exclusions, s’il y a lieu. 

Voici quelques exemples :  

• Que couvre exactement l’assurance voyage? Soins médicaux, annulation, interruption, décès ou mutilation accidentels, bagages, etc. 
• Quelle est la durée de validité de l’assurance? Est-il possible de prolonger la durée une fois à destination si le séjour dure plus longtemps que prévu?  
• Y a-t-il des exclusions en lien avec des zones à risques (avertissements officiels du gouvernement du Canada) ou des activités jugées dangereuses ? 
• Y a-t-il des restrictions à la couverture médicale en cas de conditions de santé préexistantes?  
• Quelle est la valeur de la couverture de l’assurance médicale? 
• Est-ce possible d’obtenir un document détaillant la couverture d’assurance en cas de maladie ainsi que les modalités à suivre pour faire une réclamation? 

Vous avez déclaré votre activité à l’international et avez profité des conseils et des guides voyages prédépart. Une fois votre séjour entamé, vous bénéficierez de l’encadrement de SOS International dans toutes sortes de contextes et de situations. 

Par exemple :  

• Pertes de bagages ou vol  
• Sécurité et transports (taxis, autobus, quartiers à éviter, etc.) 
• Émeutes et situations politiques problématiques 
• Catastrophes naturelles 
• Conseils de santé – accès à des médecins, infirmières et infirmiers qui peuvent informer et rediriger vers des centres de soins adapté à proximité  
• Conseils juridiques 

Procédure  
 
Peu importe la situation, si vous avez besoin de conseils ou si vous avez des questions en lien avec votre sécurité, votre santé ou vos déplacements, communiquez avec un centre d’assistance grâce à l’application mobile, par clavardage ou en composant le numéro général 1-800-743-2356. 
 
Le soutien offert par SOS International est disponible en tout temps, sans frais. 
 
Rappel 
 
Pour une utilisation optimale des services de SOS International, vous devez avoir préalablement déclaré votre activité internationale et enregistré votre itinéraire. La déclaration est obligatoire pour tous les membres de la communauté étudiante. Les services ne couvrent pas les voyages personnels. 
 

SOS International est une plateforme tierce externe avec laquelle HEC Montréal a conclu une entente pour vous fournir une assistance en cas d'urgence ou d'incident lors d'une activité professionnelle universitaire à l’extérieur du Canada.  
 
En créant un compte sur la plateforme de SOS International, vous fournissez votre nom et votre adresse institutionnelle. Lors d’une déclaration de séjour, vous devrez fournir vos coordonnées personnelles et certaines informations supplémentaires en lien avec votre voyage, notamment le type d’activité, la destination et l’itinéraire de vol. Ces informations sont récupérées par SOS International au nom de HEC Montréal, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de l’École, et sont nécessaires pour protéger la santé et la sécurité des membres de la communauté de HEC Montréal lors d’activités à l’international.  
 
Vous pouvez choisir de ne pas utiliser l’application mobile ou de désactiver la géolocalisation sur celle-ci, afin de ne pas recevoir d’alertes en temps réel.   
 
En savoir plus

Politique de confidentialité de SOS International  

Politique sur la protection des renseignements personnels – HEC Montréal