Informations aux présidents d'associations et de regroupements

Les présidents des regroupements étudiants ont la responsabilité de la gestion de leurs locaux ainsi que de la mise à jour du formulaire d’autorisation d’accès au local.

Clés

• Le président sortant doit s’assurer de récupérer les clés en circulation à la fin de l’année et les remettre aux Services aux Étudiants.
• Le président entrant doit venir aux bureaux des Services aux étudiants (CSC-RJ.711) afin de récupérer les clés de son local pour la nouvelle équipe et de signer l’entente de gestion des clés. Les Services aux Étudiants lui remettront une copie du formulaire signé ainsi que les clés à remettre aux personnes de son équipe.

Pour l’AEHEC et ses comités, la gestion des clés se fait directement auprès de Nicole Laboursodière.

Toute demande de clés supplémentaires sera facturée au regroupement étudiant au coût de 40 $ l’unité. Au cas où il serait nécessaire de changer le barillet parce que trop de clés sont en circulation, le regroupement serait facturé pour l’ensemble des nouvelles clés. Toute demande de clés supplémentaires doit être adressée à vie.associative@hec.ca.

Les noms des personnes détentrices des clés d’un local doivent obligatoirement figurer sur le formulaire Autorisation d’accès aux regroupements étudiants (voir ci-dessus la section « Formulaire d'autorisation d'accès »).

Formulaire d’autorisation d’accès

• Télécharger le formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants.
• Remplir le formulaire en s'assurant de remplir tous les champs obligatoires. Ne pas oublier d’indiquer le numéro de clé dans la colonne prévue à cet effet.
• Le président du regroupement étudiant doit faire parvenir le formulaire en format PDF à partir de son courriel HEC au service de la sécurité à l’adresse securite@hec.ca
• Envoyer une copie du formulaire aux Services aux étudiants à vie.associative@hec.ca.

Lors d’un changement d’exécutif, le président sortant doit :

1. S'adresser au Registraire des entreprises du Québec pour inscrire les nouveaux dirigeants et enlever les anciens. Toute personne inscrite au Registraire des entreprises du Québec a des responsabilités légales.
2. Changer les signataires des chèques à la banque.
3. Aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie de HEC Montréal des nouveaux responsables de la trésorerie.
4. Récupérer toutes les clés en circulation et les remettre aux Services aux Étudiants. Pour l’AEHEC et ses comités, les clés doivent être remises à Nicole Laboursodière.
5. Transmettre tous les mots de passe et codes d’utilisateur au futur président.
6. Faire le ménage de son local et de l’espace d’entreposage : RC.710 (AECS, AEMBA et groupes d’intérêt) et RC.705 (AEHEC et ses comités). 

Le président entrant doit :

1. Venir aux Services aux étudiants (CSC-RJ.711) pour récupérer les clés et signer le formulaire d’entente de gestion des clés (voir la rubrique « Accès aux locaux et clés »).
2. Remplir le formulaire d’Autorisation d’accès aux regroupements étudiants (voir la rubrique "Accès aux locaux et clés")
3. Si des membres de son regroupement n’ont pas accès au local et ne figurent donc pas sur le formulaire d’Autorisation d’accès aux regroupements étudiants, le président doit envoyer une liste de ces autres membres sur un fichier à part à vie.associative@hec.ca (noms, prénoms, matricule et poste occupé).
4. Faire parvenir la liste des personnes ayant le privilège de faire des achats en boutique à la COOP HEC à manon.robert@hec.ca. Le logo du regroupement étudiant doit figurer en en-tête de cette liste.

Les regroupements étudiants ont l’obligation de remettre une copie de leurs états financiers annuels à vie.associative@hec.ca.

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable de la transmission des états de compte mensuels aux regroupements étudiants, ainsi que de la gestion des changements de signataires. Pour plus d'information, composer le 514 340-6236.

Changement de signataire

Le Service de la comptabilité et de la trésorerie assigne à chaque regroupement étudiant un code d’identification. Cette Combinaison de Champs de Structure (CCS, par exemple: 41-Z99-0-0-0) est l'équivalent de votre compte client pour l’École. Ce code sera utilisé pour la facturation.

Chaque année, vous devez aviser le Service de la comptabilité et de la trésorerie des nouveaux signataires autorisés, exactement comme pour la banque. Veuillez écrire à lucie.plante@hec.ca pour obtenir le formulaire à remplir.

État de compte mensuel

À la fin de chaque mois, chaque regroupement étudiant reçoit une facture des dépenses approuvées durant le mois. Le tableau ci-dessous indique les services de l’École qui facturent via le compte mensuel.

Facturation des Services de l’École

Les services rendus par l’École sont facturés mensuellement aux regroupements étudiants selon différents moyens.

Les regroupements étudiants doivent obligatoirement détenir une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits.
Par ailleurs, lors des activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.

En plus de l’assurance responsabilité civile pour les regroupements étudiants, les Services aux étudiants négocient une assurance couvrant spécifiquement les administrateurs (sauf ceux de l’AEHEC qui ont une autre assurance). Cette assurance couvre les coûts que les administrateurs et dirigeants d’un organisme peuvent être légalement tenus de compenser financièrement par suite d’un dommage causé à une tierce partie.

Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative@hec.ca.

Annuellement, les Services aux étudiants organisent une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514-861-7429 poste 482

Les associations étudiantes peuvent obtenir une liste de courriels des étudiants de leur programme. La demande doit être faite aux Services aux étudiants à l'adresse vie.associative@hec.ca. Le président du regroupement ou le vice-président Communications devra signer un engagement à l’effet que les listes de distribution ne seront utilisées que pour les fins légitimes du regroupement.

La signature automatique figurant dans le courriel adressé aux membres de la liste de distribution doit obligatoirement contenir un lien permettant aux étudiants de se désabonner. Afin de ne pas surcharger les étudiants de courriels, il est de la responsabilité des regroupements étudiants de contrôler la fréquence, le contenu et la pertinence des messages envoyés.

Les regroupements étudiants administrent des sommes d’argent assez importantes qui leur sont confiées par leurs membres.

Chacun de ces regroupements a l’obligation de :

• faire vérifier les états financiers par un vérificateur externe si le montant reçu à titre de revenus dépasse 60 000 $;
• remettre une copie des états financiers annuels à vie.associative@hec.ca, au plus tard 3 mois après la fin de l'exercice financier.

De plus, chacun des regroupements étudiants doit se conformer aux obligations énoncées dans les directives :

• Directive sur la création du Registre des associations étudiantes de HEC Montréal
• Directive sur la création du Registre des groupes d’intérêt de HEC Montréal
• Directive sur la reconnaissance des groupes d’intérêt étudiants

Certains membres des associations étudiantes de programme (AECS, AEHEC, AEMBA et AEPC) sont invités à siéger aux comités et conseils de l’École.

Les présidents de ces associations :

• siégent, 4 fois par année, au Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE). Pour plus d’informations, veuillez lire le Règlement instituant le Comité Permanent des Présidents et Présidentes des Associations Étudiantes.
• rencontrent, une fois par année, le Conseil pédagogique.
• sont invités, ainsi que les VPs académiques ou de programme, à rencontrer, 2 fois par année, le Comité des programmes.