Réservez vos kiosques et locaux à l'avance! Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent faire ces réservations.
Pour réserver un kiosque, vous devez écrire à vie.associative@hec.ca en indiquant le nom de la personne responsable, le nom du regroupement étudiant, la date désirée et une description de l’activité. La demande doit être faite minimum 2 jours ouvrables à l'avance.
Durant les deux premières semaines complètes de la rentrée d’automne et d’hiver, la réservation d’un kiosque est limitée à un maximum de 2 jours consécutifs par semaine. Les demandes sont traitées par date de réception, soit « premier arrivé premier servi ». Après la mi-septembre ou la mi-janvier, il est possible de réserver pour une plus longue période.
L’utilisation de tout appareil chauffant doit être autorisée par le Service de la sécurité. Pour de plus amples détails sur les règles à respecter pour la cuisson des aliments, contactez vie.associative@hec.ca.
La vente de produits ou services offerts par une entreprise partenaire ou commanditaire n’est pas autorisée. Dans l’incertitude, écrivez à vie.associative@hec.ca.
La demande étant très importante, il est recommandé de soumettre ses réservations de locaux le plus tôt possible. Le délai de traitement d'une demande est au minimum de 3 jours ouvrables.
Pour la tenue de leurs activités, les membres exécutifs des regroupements étudiants peuvent réserver : les salons étudiants, les salles publiques, les salles de réunion, les salles de cours, les salles d'études
Seuls les membres des regroupements étudiants de l'école ayant suivi la formation des Services aux étudiants peuvent remplir le formulaire de réservation en ligne. Une fois la demande traitée, le demandeur recevra un courriel de confirmation de traitement de la demande lui indiquant les prochaines étapes à suivre.
Pour toute activité d'envergure avec ou sans alcool, le formulaire sera aussi transmis au Service de la sécurité afin d’approuver la durée prévue de consommation d’alcool et de déterminer le nombre d’agents de sécurité nécessaire.
Quand vous recevez le courriel de confirmation de traitement de votre demande, il est important de retourner dans le formulaire afin de consulter les indications laissées par les Services aux étudiants et/ou le Service de la sécurité.
S’il y a annulation ou report d’une activité, il est important d’annuler la réservation de la salle à l’aide du formulaire en ligne de la demande initiale et d'avertir tous les services impliqués ou des frais pourraient être facturés.
Toute activité doit respecter la capacité maximale légale du local utilisé. Dans le cas d’une activité d’envergure avec ou sans alcool, vous devez demander un plan d’aménagement à l’adresse courriel : amenagement.evenement@hec.ca
Dans le cas d'une activité avec alcool, un plan d'aménagement doit être approuvé par la sécurité.