Responsabilités et obligations
Votre regroupement doit être reconnu par HEC Montréal et vos membres doivent être inscrits dans notre école. N'oubliez pas l'assurance responsabilité civile qui est obligatoire pour vos activités.
Reconnaissance des regroupements étudiants
Il est important que chaque membre des regroupements étudiants lise et comprenne la :
- Directive sur la création du Registre des associations étudiantes de HEC Montréal
- Directive sur la création du Registre des groupes d’intérêt de HEC Montréal
- Directive sur la reconnaissance des groupes d’intérêt étudiants
Assurance responsabilité civile des regroupements étudiants / assurance responsabilité des administrateurs
Il est obligatoire que les regroupements étudiants détiennent une assurance responsabilité civile pour leurs activités. Chaque année, les Services aux étudiants négocient cette assurance pour l’ensemble des regroupements étudiants et paient la prime à même la cotisation spéciale demandée à tous les étudiants inscrits. Lors d’activités à l’extérieur de l’École, les regroupements étudiants doivent demander un avenant auprès du courtier d’assurances et en acquitter les frais.
Au début du trimestre d’automne, chaque regroupement étudiant doit envoyer la liste de ses activités à vie.associative@hec.ca.
Chaque année, les Services aux étudiants organisent une rencontre avec le courtier d’assurance pour répondre aux questions des regroupements étudiants. Ces derniers peuvent, en tout temps, contacter directement le courtier, Xavier Gendron par téléphone : 514 861-7429, poste 482.
Membres des regroupements étudiants
Pour être membre d’un regroupement étudiant, l’étudiant doit être inscrit au minimum à 1 cours à HEC Montréal au trimestre en cours. Dans le cas des associations de programmes et des comités relevant de celles-ci, l’étudiant doit être inscrit au programme spécifique de son regroupement pour en être membre officiel. Cette vérification du statut de l’étudiant est effectuée chaque trimestre par les Services aux étudiants.
Chaque trimestre (Automne : avant le 1er octobre - Hiver : avant le 1er février), chaque président d'un regroupement étudiant doit envoyer par courriel la liste de sécurité (formulaire Autorisation d'accès aux regroupements étudiants) à securite@hec.ca et à vie.associative@hec.ca.
De plus, après les élections, chaque regroupement étudiant a la responsabilité de transmettre à vie.associative@hec.ca, la liste de tous les membres impliqués, leur fonction et leur matricule ainsi que de l’informer, en cours de trimestre, de toute modification à cette liste.