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Organiser un événement étudiant

Votre regroupement étudiant veut organiser un événement? Approbations, réservations de salle et demandes de services : cette page présente toutes les étapes à franchir pour mener à bien ce projet.

Procédure à suivre

Étape 1 : Identifiez la personne responsable des demandes de services

Cette personne sera chargée :

de faire les demandes de services (Jira);
de faire le lien entre les services impliqués et les membres de l’équipe organisatrice.

Avez-vous suivi la formation des Services aux étudiants (SAE)?

À chaque rentrée, les SAE proposent aux responsables des regroupements étudiants la formation Organisez un événement à HEC Montréal.
Seules les personnes ayant reçu cette formation sont autorisées à organiser un événement.
Renseignez-vous en communiquant avec vie.associative@hec.ca

Étape 2 : Vérifiez la disponibilité des salles dont vous aurez besoin.

Il est recommandé de consulter le calendrier des salles et de s'assurer de leur disponibilité avant de demander l’approbation de votre événement par les SAE. On vous a indiqué les salles accessibles lors de la formation.

Voyez la disponibilité des salles

Étape 3 : Demandez une approbation aux SAE et réservez les salles dont vous avez besoin.

Vous devez obtenir l’autorisation des SAE pour tout événement que vous organisez. Le formulaire de demande d’approbation vous permettra également de :

Réserver les salles dont vous avez besoin.
Informer le Service de la sécurité de la tenue de votre événement et obtenir son approbation.

Remplissez le formulaire

Procédure oubliée? Revoyez-la en vidéo

Quand vous recevrez le courriel de confirmation du traitement de votre demande, vous devrez retourner dans le formulaire de demande d’approbation pour y lire les indications laissées par les SAE et, selon les cas, par le Service de la sécurité. Si votre événement est approuvé, vous pourrez faire vos demandes de services.

Étape 4 : Demandez les services correspondant à vos besoins spécifiques.

Dans le portail Événements – Demandes de services (Jira)

Plusieurs services sont accessibles à partir de cet outil de centralisation des demandes. Reportez-vous si c’est nécessaire au Guide des ressources événementielles et de la demande de services.

Accédez au portail Événements – Demandes de services (Jira)