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Organiser un événement de recherche

Vous souhaitez organiser un événement de recherche qui rassemblera au moins 80 personnes ou qui génèrera des revenus? Vous devez demander une approbation de la Direction de la recherche et du transfert (DRT) pour poursuivre vos démarches.

Votre événement réunira moins de 80 personnes et il est gratuit? Reportez-vous à la page Organiser un événement standard.

Procédure à suivre

Étape 1 : Identifiez la personne responsable de l’organisation de l’événement

Cette personne sera :

chargée de la coordination et des aspects logistiques de l’événement;
l’interlocutrice des services impliqués dans son organisation.

Étape 2 : Réservez vos salles et espaces

Accédez à l’outil de réservation

Besoin d’aide?

Étape 3 : Attendez l'approbation de la Direction de la recherche et du transfert (DRT)

Vous ne pourrez pas déposer vos demandes de services tant que vous n’aurez pas obtenu cette approbation.

Au besoin, communiquez avec la DRT en écrivant à evenements.recherche@hec.ca

Pour tout événement d’une certaine ampleur (congrès annuel ou colloque international, par exemple), vous devez communiquer avec la DRT.

Vous lui soumettrez un dossier de présentation de l’événement.
Vous discuterez des modalités de son organisation.
Un comité évaluera votre demande avant d’y donner suite.

Écrivez à direction.recherche@hec.ca

Vous pouvez aussi communiquer avec la Direction des communications et des relations gouvernementales (DCRG) pour tout conseil concernant la tenue de ce type d’événement (choix des salles, invitations aux médias, protocole, visibilité des commanditaires à l’interne). Écrivez à communications@hec.ca

Étape 4 : Demandez l’approbation du Service de la sécurité pour un événement avec service de boissons alcoolisées

Pour obtenir cette approbation, informez securite.reservations@hec.ca de la tenue de l’événement :

Date et heure
Salle(s) réservée(s)
Nombre de personnes qui participent

N’oubliez pas d’informer le Service de la sécurité si l’événement se tient en dehors des heures de travail habituelles (soirée, fin de semaine), ou si vous faites participer un(e) dignitaire ou une personnalité publique. Dans ce cas, communiquez avec securite.reservations@hec.ca

Étape 5 : Utilisez la billetterie Eventbrite si l’événement est payant

Voyez comment utiliser le compte institutionnel de HEC Montréal

Étape 6 : Demandez les services correspondant à vos besoins spécifiques.

Prenez le temps de vous informer sur les coûts des services proposés et sur les considérations budgétaires propres aux événements de recherche.

Dans le portail Événements – Demandes de services (Jira)

Plusieurs services sont accessibles à partir de cet outil de centralisation des demandes. Reportez-vous si c’est nécessaire au Guide des ressources événementielles et de la demande de services.

Accédez au portail Événements – Demandes de services (Jira)