Guide pour l’organisation d’un événement standard ou de recherche
Vous représentez une unité administrative de HEC Montréal qui souhaite organiser un événement? Ce guide rassemble l’essentiel des informations qui vous permettront de mener à bien ce projet.
Sommaire
- Événement standard ou de recherche?
- Un site et des ressources
- Événement standard : la procédure en bref
- Événement de recherche : la procédure en bref
- S’informer sur les services proposés et leurs coûts
- Avez-vous besoin de demander une approbation?
- S’informer sur les salles et les aménagements, puis les réserver
- Demander des services événementiels
- Alcool et règles de sécurité
- Que faire en cas d’annulation?
- Autres informations importantes
Événement standard ou de recherche?
La plupart des événements organisés à HEC Montréal sont des événements standards, des événements de recherche ou des événements étudiants. Le campus accueille aussi régulièrement des activités proposées par des organisations externes.
Un événement standard est un événement organisé par une unité administrative de l’École (une direction, un département, un service, un pôle, etc.).
Un événement de recherche est un événement :
- organisé par une unité administrative de l’École
- comportant une dimension recherche.
- réunissant plus de 80 personnes ou générant des revenus.
Les événements de recherche requièrent une approbation de la Direction de la recherche et du transfert (DRT).
Un site et des ressources
Le site Organiser un événement à HEC Montréal vous permet d’accéder, entre autres, aux documents suivants :
- Procédure d’organisation d’un événement standard
- Procédure d’organisation d’un événement de recherche
- Guide des ressources événementielles et des demandes de services
- 10 conseils pour réussir l’organisation d’un événement
Événement standard : la procédure en bref
La procédure d’organisation d’un événement standard vous indique la marche à suivre pour que l’activité soit une réussite, en 5 étapes principales :
- Désignation d’une personne responsable de l’organisation de l’événement
- Réservation des salles et espaces dont vous aurez besoin
- Demande d’approbation auprès du Service de la Sécurité pour un événement avec service de boissons alcoolisées
- Utilisation de la billetterie Eventbrite pour les événements payants
- Demandes de services correspondant aux besoins de l’événement : alimentation et alcool, aménagements, audiovisuel et communications, entre autres.
Pour cette 5e étape, le Guide des ressources événementielles et des demandes de services sera une aide précieuse!
Événement de recherche : la procédure en bref
La procédure d’organisation d’un événement de recherche vous indique la marche à suivre pour que l’activité soit une réussite, en 6 étapes principales :
- Désignation d’une personne responsable de l’organisation de l’événement
- Réservation des salles et espaces dont vous aurez besoin
- Approbation de la Direction de la recherche et du transfert (DRT)
- Demande d’approbation auprès du Service de la Sécurité pour un événement avec service de boissons alcoolisées
- Utilisation de la billetterie Eventbrite pour les événements payants
- Demandes de services correspondant aux besoins de l’événement : alimentation et alcool, aménagements, audiovisuel et communications, entre autres.
Pour cette 6e étape, le Guide des ressources événementielles et des demandes de services sera une aide précieuse!
S’informer sur les services proposés et leurs coûts
La personne ou l’unité qui organise l’événement doit s’assurer que son projet a le potentiel de se financer. Elle est responsable de tout déficit budgétaire.
Plusieurs des services de HEC Montréal peuvent contribuer au succès de votre événement. Leurs prestations sont parfois payantes. Renseignez-vous sur les coûts auprès de chacun d’eux : cela vous permettra de bâtir un budget fiable avant même de vous lancer pleinement dans l’organisation de votre activité.
Alimentation
Le service de traiteur de Coop HEC Montréal offre un service alimentaire sur mesure pour des repas rapides et pratiques. Il propose des boites à lunch, mais aussi des repas plus élaborés nécessitant un service : petits déjeuners en buffet, pauses café, banquets ou cocktails.
Coûts :
- Services payants.
- Pour vous renseigner sur le menu et sur les coûts, consultez la section Traiteur du site de Coop HEC Montréal.
Aménagement
Le Service de l’aménagement est en mesure de préparer des plans qui correspondent aux besoins de l’événement et d’aménager les salles selon ces plans ou des plans types.
Coûts :
- Services gratuits.
Audiovisuel
Le Service de l’audiovisuel peut vous offrir du soutien dans l’organisation de votre événement :
- Assistance technique et sonorisation à l’amphithéâtre Banque Nationale et à l’amphithéâtre Lévis
- Location et prêt d’équipement audiovisuel ou informatique (pour les événements)
- Soutien technique événementiel (conseils, captation vidéo, sonorisation, rencontres hybrides, par exemple)
- Vidéoconférence et communication (Zoom, Teams, webinaires)
- Webdiffusion d’événements
Coûts :
- Des coûts peuvent être applicables, selon les besoins de l’événement et votre CCS. Pour vous renseigner, communiquez avec evenements-sau-ti@hec.ca.
- Vous ne disposez pas d’une CCS? Voyez comment vous en procurer une.
Communications
Studio de design graphique
Ce service répond aux besoins en communication visuelle, imprimée ou numérique :
- Affiches, bannières et signalisation
- Brochures papier et numériques
- Gabarits d’infolettres
- Images et maquettes destinées aux sites web
- Prises de photos
- Visuels médias sociaux
Coûts :
- Plusieurs services sont payants.
- Pour obtenir un devis, communiquez avec design.graphique@hec.ca
Communications numériques
Ce service propose, sous réserve d’approbation, une offre qui inclut :
- la création de sites web,
- l’envoi d’infolettres,
- la publication sur les médias sociaux.
Coûts :
- Services gratuits
Réseau ADN
Ce service peut, sous réserve d’approbation, informer la communauté HEC Montréal de la tenue d’événements grâce à de courtes vidéos diffusées sur des écrans numériques disposés sur le campus.
Coûts :
- Services gratuits
D'autres services pourraient occasionner des frais!
Il est possible que votre événement nécessite l’intervention d’agents ou agentes de sécurité supplémentaires (événement avec service de boissons alcoolisées ou hors des horaires habituels de travail, par exemple). Informez-vous sur les coûts en communiquant avec securite.reservations@hec.ca.
Événement de recherche : Quelques informations budgétaires
Vous organisez un événement de recherche? Veuillez vous informer sur les démarches d'obtention de commandites, les frais d'événement et le partage des surplus budgétaires
Obtention de commandites
La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés (DFRD) n’est pas responsable d’effectuer les démarches d’obtention de commandites. Toutefois, elle doit être informée des actions envisagées avant toute sollicitation auprès d’une organisation. Communiquez avec la DFRD en écrivant à fondation.hecmontreal@hec.ca
Frais d’événement
Votre événement donnera lieu à une facturation de frais perçus par la Direction des finances. Ces frais sont dus même si l’activité ne génère pas de revenus d’inscription. Ils couvrent les services fournis par le Service des immeubles (entretien ménager, services techniques, services auxiliaires), le Service de la sécurité et le Service de l’aménagement.
| Nombre de participant(e)s | Taux horaire habituel | Taux horaire – fin de semaine |
| Moins de 80 | Pas de frais | Pas de frais |
| De 80 à 125 | 125 $ | 188 $ |
| De 126 à 250 | 200 $ | 300 $ |
| 251 et plus | 250 $ | 375 $ |
- Tarif à la journée calculé sur une base de 8 heures maximum, même si la durée de l’événement dépasse 8 heures.
- Rabais de 25 % pour les événements de plus de 4 heures.
Surplus budgétaires
Dans le cas d’un surplus inférieur à 10 000 $, l’unité organisatrice conservera le solde.
Si le solde excède 10 000 $, l’École et l’unité organisatrice partageront de façon égale les excédents au-delà de 10 000 $.
Avez-vous besoin de demander une approbation?
Vous devez obtenir une approbation dans plusieurs cas :
- De l’alcool sera proposé aux personnes qui participeront à l’événement : approbation du Service de la sécurité.
- C’est un événement de recherche réunissant 80 personnes ou plus : approbation de la Direction de la recherche et du transfert (DRT)
- C’est un événement de recherche qui génèrera des revenus : approbation de la DRT
Vous ignorez comment demander une approbation?
Reportez-vous à la procédure correspondant au type d’événement que vous organisez.
Informez-vous sur les salles, les aménagements possibles puis réservez les vôtres
Avant de réserver votre salle, vous pouvez vous renseigner sur les aménagements proposés et opter pour celui qui vous convient le mieux. Au besoin, vous pourrez par la suite modifier ou annuler vos réservations.
Demander des services événementiels
Vous pourrez faire les demandes de services correspondant aux besoins de l’événement une fois que vous aurez réservé les salles et obtenu les approbations nécessaires.
Apprenez-en plus en consultant le Guide des ressources événementielles et des demandes de services.
Dans le portail Événements – Demandes de services (Jira)
Plusieurs services sont accessibles à partir de cet outil de centralisation des demandes.
Accédez au portail Événements – Demandes de services (Jira)
Demandes auprès des autres services
- Billetterie (Eventbrite)
- Commande et installation de drapeaux
- Installation d’affiches et signalisation
- Propreté
- Reprographie
- Stationnement
- Vestiaires
- Vidéos des écrans numériques (réseau ADN)
Alcool et règles de sécurité
Permis d'alcool
Coop HEC Montréal est la seule entité qui dispose d’un permis d’alcool sur le campus. C’est elle qui gèrera vos commandes d’alcool, une fois que l’événement aura été approuvé par les Services aux étudiants et par le Service de la sécurité.
Conditions
Une approbation préalable du Service de la sécurité de HEC Montréal est exigée pour un événement avec service de boissons alcoolisées. Pour obtenir cette approbation, informez securite.reservations@hec.ca de la tenue de l’événement (Date et heure; salle(s); nombre de personnes qui participent).
Les règles et conditions établies par le Service de la sécurité doivent être respectées intégralement. Elles concernent :
- La durée durant laquelle de l’alcool pourra être servi.
- Le nombre d’agents ou agentes de sécurité qui seront requis pour cette activité.
Le contrôle d’accès des moins de 18 ans est sous la responsabilité des personnes qui organisent l’événement.
- Il peut se faire en collaboration avec le Service de la sécurité, selon une entente préalable.
- Un bracelet peut être attaché au poignet des personnes mineures à l’entrée du local qui accueille l’événement.
- Les personnes qui organisent l’événement ne peuvent en aucun cas leur laisser servir de l’alcool.
Annulation : avisez au plus vite les services de l'École
Votre activité est annulée? Vous devez en informer les services de l’École qui sont impliqués dans son organisation. Attention! Le non-respect de ces avis peut entraîner des frais.
Avisez la Direction des communications et des relations gouvernementales (DCRG) si des dignitaires ou journalistes devaient participer à l’activité.
Autres informations importantes
Heures permises pour la tenue des événements
L’événement doit avoir lieu durant les heures d'ouverture de l'École. Il doit se terminer au maximum 15 minutes avant la fermeture de l’édifice où il se tient.
Événement se tenant en dehors des heures habituelles de travail
L’événement que vous organisez se tient en soirée ou en fin de semaine? Vous devez en informer le Service de la sécurité (securite.reservations@hec.ca) qui prendra, si c’est nécessaire, des mesures particulières pour s’assurer qu’il se déroulera dans des conditions sécuritaires.
Présence de dignitaires ou de personnalités publiques
L’événement que vous organisez implique un(e) ou plusieurs dignitaires? Une ou des personnalités publiques de premier plan? Vous devez en informer le Service de la sécurité (securite.reservations@hec.ca) et la Direction des communications et des relations gouvernementales (communications@hec.ca).
Les dignitaires sont les représentants d’un gouvernement municipal, provincial, fédéral ou étranger. Ce sont, par exemple, les ministres, membres du parlement ou d’une assemblée, maires ou mairesses.
Les personnalités publiques de premier plan sont, par exemple, les haut(e)s dirigeant(e)s de grandes entreprises ou des personnalités ayant occupé des fonctions politiques importantes.
Autorisation de tournage ou de séance photo
Vous souhaitez effectuer un tournage ou une séance photo sur le campus de HEC Montréal? Il est obligatoire d’obtenir l’autorisation de la Direction des communications et des relations gouvernementales (DCRG).
- La demande doit être faite au minimum 2 jours ouvrables avant l’événement en écrivant à communications@hec.ca.
- Tournage ou prise de photos dans une salle de l’École : Avant de demander une autorisation, assurez-vous d'avoir réservé votre ou vos salles et d’avoir obtenu les approbations, si vous en avez besoin.
- Tournage ou prise de photos dans des espaces non réservables : Précisez-le dans votre courriel à la DCRG, qui décidera de l’autoriser ou non.
- Consultez la procédure à suivre pour obtenir cette autorisation.
Donner accès au réseau sans fil
Il est possible de fournir un accès au réseau sans fil aux personnes qui participent aux événements.
- Nom du réseau : Evenements-HEC
- Pour obtenir la clé de sécurité, contactez soutien.ti@hec.ca
Ignifugation des décors et bannières
Tous les décors et bannières installés sur les lieux d’un événement doivent être ignifugés.
Vous devez obligatoirement faire autoriser tout décor venu de l’extérieur par le Service de la sécurité en écrivant à securite.reservations@hec.ca.
Sécurité : si vous avez des inquiétudes
Si vous avez des inquiétudes à propos de la sécurité des personnes qui participent à l’événement, n’hésitez pas à demander conseil au Service de la sécurité en écrivant à securite.reservations@hec.ca.
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