Demander des aménagements de salles – Soutien événementiel
Voyez comment demander des aménagements pour la ou les salles dont vous avez besoin pour organiser un événement.
4 types de salles aménageables
- Les salles publiques
- Les salles de cours mobiles
- Les salons étudiants
- Certaines salles en libre-service
Pour voir les aménagements possibles
Salles publiques et salons étudiants
- Rendez-vous sur l’outil de réservation, et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
- Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Salles.
- Dans la rubrique Pavillon, sélectionnez Tout ou le nom de l’édifice dans lequel vous souhaitez organiser l’événement.
- Dans la rubrique Critères additionnels de salles, sélectionnez Salle publique et/ou Salon étudiant parmi les Types de salles.
- À cette étape, vous pouvez aussi préciser vos besoins, grâce aux autres critères : étage, secteur, type de configuration, etc.
- Cliquez sur le bouton Appliquer
- Dans la liste de résultats, cliquez sur le local qui vous intéresse pour accéder à l’ensemble de ses caractéristiques.
- Dans la rubrique Configuration, vous pourrez visualiser les différentes configurations (aménagements) proposées.
Au besoin, utilisez la flèche retour en haut à gauche du navigateur pour revenir à la liste des résultats et voir les caractéristiques d’un autre local.
Si vous avez des questions concernant les aménagements, écrivez à amenagement.evenement@hec.ca.
Vous ne pouvez pas utiliser cette adresse pour faire vos demandes d’aménagements. Voir la procédure ci-dessous.
Salles de cours dites « mobiles »
- Rendez-vous sur l’outil de réservation, et connectez-vous avec votre matricule et votre mot de passe.
- Dans le menu latéral, à gauche, choisissez Salles.
- Dans la rubrique Pavillon, sélectionnez Tout ou le nom de l’édifice dans lequel vous souhaitez organiser l’événement.
- Dans la rubrique Critères additionnels de salles, choisissez Salle de cours Registrariat parmi les Types de salles.
- À cette étape, vous pouvez aussi préciser vos choix, grâce aux autres critères : étage, secteur, type de configuration, etc.
- Cliquez sur le bouton Appliquer.
- Dans la liste de résultats, cliquez sur le local qui vous intéresse pour accéder à l’ensemble de ses caractéristiques.
Au besoin, utilisez la flèche retour en haut à gauche du navigateur pour revenir à la liste des résultats et voir les caractéristiques d’un autre local.
- Déterminez la salle qui vous intéresse et informez-vous sur les aménagements possibles en écrivant à amenagement.evenement@hec.ca.
Vous ne pouvez pas utiliser cette adresse pour faire vos demandes d’aménagements. Voir la procédure ci-dessous.
Salles en libre-service
Certaines salles réservables en libre-service peuvent être aménagées :
- Salle CSC-02.825
- Salle CSC-04.448 (Esdras-Minville)
- Salle DEC-06.257
- Salle DEC-06.261
- Salle DEC-06.265
Déterminez la salle qui vous intéresse et informez-vous sur les aménagements possibles en écrivant à amenagement.evenement@hec.ca.
Vous ne pouvez pas utiliser cette adresse pour faire vos demandes d’aménagements. Voir la procédure ci-dessous.
Recommandations importantes
- Les aménagements dans les salles publiques, salles de cours et formations se font avec le mobilier disponible dans la salle réservée. Cela permet d’éviter une manutention excessive pouvant entrainer des bris ou une détérioration du mobilier, des planchers ou des murs.
- Le mobilier se trouvant dans les aires communes (circulation, aire d’étude, espace de rencontre, etc.) sert à l’ensemble des usagers de l’édifice. Il ne peut être déplacé pour être utilisé dans un autre espace que celui où il se trouve.
- Veuillez respecter le plan d’aménagement établi conformément à vos besoins, selon le mobilier disponible dans la salle, et en accord avec le service de la sécurité.
- Seule l’équipe des aménagements peut déplacer du mobilier dans le cadre des évènements.
- Il n’y a pas de déplacement de mobilier entre les 3 édifices (CSC, DEC et ÉHD), afin d’éviter une manutention excessive pouvant entrainer des bris ou une détérioration du mobilier, des planchers ou des murs.
- Il est possible de louer du mobilier auprès de fournisseurs externes lorsque les services de HEC Montréal ne sont pas en mesure de le fournir. Idéalement, l’installation doit être comprise dans la livraison.
- Le mobilier de la salle réservée ne peut pas être sorti de cette salle si celle-ci ne se trouve pas à proximité d’un entrepôt prévu pour l’accueillir. Autrement, il se retrouverait dans les corridors, ce qui n’est pas permis.
- À l’édifice Hélène-Desmarais, les buffets chauds peuvent être installés sur les tables prévues à cet effet uniquement dans les salles A.373, B.307 et A.878. Prévoir des buffets froids dans les autres salles.
Si les repas sont fournis par un traiteur externe et nécessitent une préparation, le traiteur doit utiliser une salle munie d’une cuisinette (salles EHD-A.878, D.726 et B.307). Il doit également apporter le matériel nécessaire à la préparation.
Pour les évènements de grande envergure, il est préférable d’organiser une rencontre préparatoire impliquant les divers acteurs impliqués (Immeubles, Maximo, sécurité, Coop HEC Montréal).
Comment faire une demande de services?
Détaillez vos besoins autant que possible dans la rubrique Aménagement du portail Événements – Demandes de services (Jira).
- Un billet de service sera créé pour communiquer votre demande au Service de la gestion des espaces.
- Simultanément, une demande Maximo informera le Service des immeubles de vos besoins.
- On vous contactera, au besoin, pour préciser cette demande.
- Le Service de la gestion des espaces communiquera les plans d’aménagement résultant de votre demande au Service des immeubles (Maximo).
.