Faire des demandes de services événementiels (Jira)
Le portail Événements – Demandes de services permet de centraliser vos demandes auprès de 6 entités de HEC Montréal.
Faites les demandes au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de l’événement. Autrement, certains services ne pourront pas répondre convenablement à ces requêtes.
Sommaire
Services accessibles à partir du portail
- Service de l’audiovisuel
- Service de traiteur de Coop HEC Montréal
- Service des communications numériques
- Services des immeubles et de la gestion des espaces (aménagements)
- Studio de design graphique
Services que vous ne pouvez pas solliciter à partir du portail
- Billetterie Eventbrite
- Centre de reprographie
- Commande et installation de drapeaux
- Installation d’affiches et signalisation
- Propreté
- Réservations de salles publiques, salles de cours ou salons étudiants
- Réservations de salles en libre-service
- Stationnement
- Transport et manutention de matériel et d’équipement
- Vestiaires
- Vidéos du réseau d’écrans ADN
Prêt à demander des services pour l’événement que vous organisez?
Remplissez le formulaire des demandes étape par étape
Étape 1 – Confirmez que vous disposez des approbations nécessaires
En accédant au portail, vous devrez confirmer que vous disposez des approbations nécessaires si l’événement réunit au moins une des conditions suivantes :
- Événement au cours duquel de l’alcool sera servi
- Événement étudiant
- Événement de recherche réunissant 80 personnes ou plus
- Événement de recherche qui génèrera des revenus
Voyez comment vous pouvez vous procurer ces approbations
Il est possible que vous n’ayez besoin d’aucune approbation. Si c’est le cas, indiquez-le.
Étape 2 – Informez-nous le plus possible sur l’événement à venir
Dans le formulaire, vous devrez indiquer :
- Prénom et nom de la personne responsable de la coordination de l’événement
- Son adresse de courriel et son numéro de téléphone
- Nom du département, service, unité ou regroupement étudiant qui organise l'événement
- Prénom et nom de la ou du responsable budgétaire
- Son adresse de courriel
- Titre de l’événement
- Type d’événement et d’activité
- Modalités d’événement : en ligne, hybride ou comodal, présentiel
- Dates et heures de début et de fin de l’événement. Ne tenez pas compte du temps de montage.
- Nombre de personnes qui participeront à l’événement (personnes organisatrices et invitées, public).
- L’édifice où se tiendra l’événement, ainsi que les salles réservées.
- Précisions utiles sur l’événement (Ex. : personnalités attendues, déroulement prévu, enjeux spécifiques, etc.)
- Participation d’un(e) ou plusieurs membres d’un gouvernement (municipal, provincial ou territorial, fédéral). À ce point, il s’agit d’un rappel : la Direction des communications et des relations gouvernementales devrait déjà avoir été informée de cette présence par courriel à l’adresse communications@hec.ca.
Étape 3 – Dites-nous vos besoins logistiques
Formulez vos besoins auprès des services de HEC Montréal qui peuvent vous assister dans l’organisation de l’événement. Il s’agit d’un premier contact : ces services communiqueront avec vous rapidement (par Jira ou par courriel) et vous demanderont de préciser vos attentes.
Pour plus d’informations sur les demandes de services :
- Service de l’audiovisuel
- Service de traiteur de Coop HEC Montréal
- Service des communications institutionnelles (vidéos du réseau d’écrans ADN)
- Service des communications numériques
- Services des immeubles et de la gestion des espaces (aménagements)
- Studio de design graphique
Étape 4 – Envoyez vos demandes et patientez
- Soumettez vos demandes en cliquant sur le bouton Envoyer.
- Tous les services concernés seront alors informés que vous avez des besoins logistiques.
- Dans la plupart des cas, un billet de service (Jira) sera créé.
Si vous ne voyez pas ces billets s'afficher dans la colonne de droite après avoir cliqué sur le bouton Envoyer : veuillez rafraîchir la page.
À la suite de l’envoi des demandes, les différents services communiqueront avec vous pour confirmer ou préciser vos besoins (par courriel, appel téléphonique, ou message dans Jira).
Vous souhaitez modifier vos demandes?
Vous pourrez le faire en revenant dans le formulaire, sur le portail Événements – Demandes de services.
Caractéristiques et nouveaux services
Pour modifier les caractéristiques de l’événement (dates, heures, emplacements, etc.) et solliciter de nouveaux services :
- Rendez-vous sur le portail Événements – Demandes de services.
- Cliquez sur le bouton Demandes, situé en haut à droite de l’écran d’accueil.
- Dans le menu déroulant, choisissez l’option Créées par moi.
- Cliquez sur la demande qui vous intéresse pour la visualiser.
- Dans la rubrique Affichage du formulaire, cliquez sur le bouton Modifier, situé à droite du titre Demandes de services événementiels.
- Faites vos modifications ou vos nouvelles demandes.
Les services concernés par ces changements seront avisés de cette ou de ces modifications.
Pour modifier les demandes faites à travers le portail
- Communiquez avec chacun des services que vous avez sollicités en utilisant les billets de service (Jira) qu’ils ont émis.
- Pour téléverser un fichier ou une image dans un billet :
- Cliquez dans la zone de saisie Ajoutez un commentaire pour faire apparaître la barre d’outils.
- Dans la barre d’outils, à droite, cliquez sur le pictogramme Fichiers et images.
- Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez téléverser.
- Cliquez sur le bouton Ouvrir pour les téléverser.
- Pour communiquer avec le réseau d’écrans ADN, écrivez à adn@hec.ca.
Vous devez communiquer directement avec les services que vous avez sollicités en dehors du portail (Ex. : Service de la sécurité, réservations de salles, Direction des communications et des relations gouvernementales, reprographie, etc.).
L’événement est annulé?
Vous devez annuler vos demandes à travers le portail.
Le non-respect des avis d’annulation peut entraîner des frais.
- Cliquez sur le bouton Demandes situé en haut à droite de l’écran d’accueil.
- Dans le menu déroulant, choisissez l’option Créées par moi.
- Cliquez sur le formulaire qui vous intéresse pour le visualiser.
- Dans la colonne de droite, choisissez Annuler l’événement.
Tous les services auxquels vous avez adressé vos demandes à travers le portail seront avisés de cette annulation.
Vous devez communiquer directement avec les services que vous avez sollicités en dehors du portail (Ex. : Service de la sécurité, réservations de salles, Direction des communications et des relations gouvernementales, reprographie, etc.).
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