Événements > Organiser un événement à HEC Montréal > Guide des ressources événementielles et des demandes de services > Réserver une salle en libre-service – Soutien événementiel

Réserver une salle en libre-service – Soutien événementiel

Vous organisez un événement dans l’un des édifices de HEC Montréal et vous souhaitez utiliser à cette occasion une salle en libre-service? Voyez comment faire.

Vous organisez un événement étudiant? La procédure de réservation et les services offerts diffèrent. Reportez-vous au Guide pour l’organisation d’événements étudiants.

Vous souhaitez réserver une salle publique, un salon étudiant ou une salle de cours? La procédure est différente. Consultez la page Choisir et réserver une salle.

 

Les salles disponibles

 

Édifice Decelles

  • Salle DEC-06.257
  • Salle DEC-06.261
  • Salle DEC-06.265

 

Édifice Côte-Sainte-Catherine

  • Salle CSC-RJ.239
  • Salle CSC-03.523 (Édouard-Montpetit)
  • Salle CSC-04.448 (Esdras-Minville)
  • Salle CSC-05.434

Salles de la bibliothèque

  • Salle CSC-02.825
  • Salle CSC-02.840

Salles à utiliser ponctuellement, car réservées en priorité à d’autres équipes :

  • Salle RC.209
  • Salle RJ.180

 

Pour réserver ces salles dans Outlook

  • Rendez-vous dans votre calendrier personnel.
  • Double-cliquez sur le bouton Nouvelle réunion situé en haut à gauche de la fenêtre, ou double-cliquez dans le calendrier.
  • Donnez un Titre à l'événement.
  • Indiquez la date, l’heure de début et de fin de la réservation (par commodité, réservez la salle ½ heure avant le début de l’événement : 8 h 30 pour une activité qui débute à 9 h).
  • Inscrivez le nom du local qui vous intéresse dans le champ Emplacement (y compris le mot Salle. Exemple : Salle DEC-06.261).
  • Cliquez sur Assistant Planification en haut à gauche de la fenêtre pour vous assurer des disponibilités de la salle.
  • Cliquez sur Réunion en haut à gauche de la fenêtre pour faire d’éventuels ajustements (horaire, salle, etc.).
  • Envoyez votre demande.

 

Si la réservation est confirmée

  • Elle apparaîtra automatiquement dans votre calendrier personnel.
  • Un courriel vous sera envoyé pour confirmer que votre demande a été acceptée.

 

Pour demander des aménagements

Certaines salles peuvent être aménagées :

  • Salle CSC-02.825
  • Salle CSC-04.448 (Esdras-Minville)
  • Salle DEC-06.257
  • Salle DEC-06.261
  • Salle DEC-06.265

Choisissez la salle qui vous intéresse et informez-vous sur les aménagements possibles en écrivant à amenagement.evenement@hec.ca.

Vous pourrez faire votre demande d’aménagement après réservation, en passant par le portail Événements – Demandes de services (Jira).

 

Pour annuler la réservation

  • Ouvrez votre calendrier personnel dans Outlook ou dans Teams.
  • Ouvrez la réservation.
  • Cliquez sur Supprimer en haut à gauche de la fenêtre.

 

Plus de ressources
événementielles?