L’équipe de la bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet récompensée par l’ACPAU
15 juin 2015
Grâce à l’optimisation de son processus d’acquisition de documentation, l’équipe de la bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet de HEC Montréal a remporté une mention honorable dans le cadre de la 28e édition des Prix de la qualité et de la productivité remis par l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). L’annonce officielle a été faite le 15 juin, lors du congrès annuel de l’ACPAU, au Nouveau-Brunswick.
Pourquoi et comment l’équipe de la bibliothèque a-t-elle optimisé son processus d’acquisition?
Dans le cadre de son plan stratégique 2013-2016, la Direction de la bibliothèque de HEC Montréal a révisé ses processus d’affaires, visant des résultats rapides et tangibles. Elle a d’abord optimisé son processus d’acquisition de documentation, qui représentait plus de 50 % de son budget (la moyenne québécoise est de 37 %). Il est au cœur de sa mission d’offrir à sa clientèle des ressources et des services documentaires pertinents et actuels.
La bibliothèque a utilisé l’approche Lean Six Sigma pour éliminer les tâches sans valeur ajoutée, les sources de gaspillage ou les tâches sous-utilisant le potentiel humain. Les gains de productivité ont dépassé 30 %, et le nombre d’employés affectés à l’acquisition de la documentation est passé de neuf à six. La Direction a éliminé l’unité administrative chargée du prêt entre bibliothèques – coûteuse en temps et en argent – et a intégré cette activité au sein de l’équipe des acquisitions. De plus, elle a privilégié l’achat des documents demandés. De telles économies permettront à la bibliothèque de mettre en œuvre d’autres projets essentiels à la réalisation de sa mission, en plus de maintenir et d’améliorer son offre de services, à moindre coût.
Cette expérience positive a convaincu la Direction de la bibliothèque d’instaurer une culture de gestion par processus qui lui permettra de demeurer la plus grande bibliothèque d’affaires bilingue d’Amérique du Nord. Le projet a d’ailleurs été présenté à des professionnels des bibliothèques lors du Congrès des milieux documentaires du Québec en décembre 2014 et fera l’objet d’autres présentations à l’échelle nationale et internationale.
De la bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet de HEC Montréal, Bernard Bizimana, directeur des services techniques et informatisés, Maureen Clapperton, directrice, et Isabelle Dallaire, responsable des acquisitions et des ressources électroniques.