Information requise en vertu de la Loi
En transmettant une demande d’admission, vous autorisez HEC Montréal à constituer un dossier contenant des renseignements personnels à votre sujet. Ces renseignements personnels sont confidentiels. Ils seront utilisés notamment aux fins de l’analyse des critères d’admission, de la gestion de votre dossier étudiant et, une fois que vous aurez obtenu votre diplôme de l’École, aux fins de votre affiliation à la Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés et au Service de gestion de carrière. Votre dossier étudiant sera conservé après votre départ de HEC Montréal, en conformité avec notre calendrier de conservation adopté en vertu de la Loi sur les archives.
Les renseignements recueillis à l’occasion de votre admission ont un caractère obligatoire et HEC Montréal ne peut admettre ou inscrire quiconque refuse de transmettre ces renseignements.
Vous avez le droit de demander l’accès à votre dossier et de faire corriger tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
La relation entre HEC Montréal et vous est régie par le droit canadien qui s'y applique.
Dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, certains renseignements personnels vous concernant pourront être échangés de la façon suivante :
- Les établissements d’enseignement que vous avez fréquentés ainsi que le ministère de l'Enseignement supérieur (MES) pourront transmettre vos résultats scolaires à HEC Montréal par l’entremise du Bureau de Coopération Interuniversitaire (BCI).
- HEC Montréal pourra transmettre au BCI les renseignements nécessaires à la gestion des admissions et à la production de statistiques qui pourraient requérir le couplage des fichiers d’établissements.
- HEC Montréal pourra également transmettre au MES les renseignements nécessaires à la création et à la validation du code permanent.
- Les renseignements relatifs à votre statut de résidence au Québec pour établir vos droits de scolarité pourront faire l’objet d’une validation auprès du MES.
- HEC Montréal pourra obtenir du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) la confirmation de la délivrance d’un certificat d’acceptation du Québec à votre nom.
- Dans le cadre de la mobilité étudiante (programme d'échanges, double diplôme, parcours internationaux, programmes délocalisés, étudiants visiteurs, programme immersif, etc.) HEC Montréal pourra également transmettre à votre établissement d'attache les renseignements nécessaires (relevé de notes, cheminement, spécialisation, etc.) pour fin de validation de votre parcours académique.
Vous autorisez HEC Montréal à communiquer à l’Université de Montréal et l’École Polytechnique de Montréal les renseignements personnels vous concernant y compris les renseignements relatifs aux cours que vous avez suivis et aux résultats que vous avez obtenus si vous étudiez dans un programme conjoint entre les différents établissements du campus. Vous autorisez également HEC Montréal à communiquer ces mêmes renseignements à l’Université de Montréal si vous signifiez à HEC Montréal votre intention d’obtenir un baccalauréat par cumul dont les composantes relèvent des deux établissements.
Si vous déposez une demande d’admission au certificat personnalisé en comptabilité (ou aux études libres pour une mise à niveau en comptabilité), vous autorisez HEC Montréal à transmettre à l’Ordre des CPA du Québec tous les documents pertinents pour des fins d’analyse, notamment votre évaluation du MIFI/WES, votre curriculum vitae, vos attestations pertinentes, une preuve d’attestation, votre bordereau d’analyse, vos relevés de notes et diplômes, ainsi que toutes communications vous concernant.
Si vous déposez une demande d’admission au D.E.S.S. en comptabilité professionnelle – CPA et que vous recevez une offre d’admission, vous autorisez HEC Montréal à transmettre à l’Ordre des CPA du Québec : la confirmation de votre admission à ce programme; à la fin de ce programme, la confirmation de l’obtention de votre diplôme ainsi que la transmission de votre relevé de notes en prévision de l’examen final commun (EFC) de CPA Canada.
Finalement, vous autorisez que vos renseignements personnels (nom, adresse, numéros de téléphone, adresses électroniques, programme d’études, diplômes obtenus) soient transmis aux parties suivantes : l’association étudiante du programme auquel vous appartenez, l’Association des diplômés de HEC Montréal et la Fondation HEC Montréal.
De plus, vous autorisez HEC Montréal et les parties susmentionnées à rendre public le fait que vous étudiez à HEC Montréal, ainsi que le nom de votre programme d’études. Vous les autorisez aussi à rendre public le fait que vous avez obtenu un ou des diplômes de HEC Montréal, ainsi que les noms des diplômes obtenus.