Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada

Objectifs du programme

Doté d’un budget total de 450 millions de dollars, le programme vise deux objectifs :

• de façon prioritaire, fournir un soutien salarial aux universités et aux établissements de recherche en santé, qui ne sont pas admissibles à la subvention salariale d’urgence du Canada, afin de les aider à retenir leur personnel de recherche pendant la pandémie de COVID-19 (jusqu’à 325 millions de dollars);
• fournir un soutien pour les coûts supplémentaires extraordinaires associés au maintien d’engagements essentiels en recherche pendant la pandémie de COVID-19 et à la reprise à plein régime des activités de recherche une fois que les mesures de distanciation physique seront assouplies et que les activités de recherche pourront reprendre (125 millions de dollars).

Description du programme

Le programme comporte quatre étapes. Les établissements doivent présenter une demande à chacune des étapes pour recevoir des fonds. Le financement attribué dans le cadre des étapes 1, 2 et 4 doit servir exclusivement au soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible. Le financement de l’étape 3 sert à couvrir les coûts engagés relativement au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent démontrer qu’ils ont besoin de fonds d’urgence à toutes les étapes.

Les établissements doivent utiliser les fonds attribués aux étapes 1, 2 et 4 uniquement pour le soutien salarial du personnel de recherche dont le salaire est payé en totalité ou en partie par des sources non gouvernementales et sur la rémunération duquel la COVID-19 a eu une incidence négative. Tous les efforts raisonnables doivent être déployés pour éviter ou renverser la mise à pied du personnel de recherche admissible. Les établissements demandeurs doivent s’assurer que les personnes pour qui le soutien salarial est demandé au programme ne font pas d’autre demande de soutien salarial (demande de prestation canadienne d’urgence par exemple).

Les universités se chargent de répartir les fonds entre les chercheurs. Elles doivent présenter la méthode utilisée pour répartir les fonds à chacune des étapes du programme et elles doivent également afficher cette méthode dans leur site Web public. Les établissements financés ne peuvent retenir aucune portion de la subvention pour couvrir des coûts d’administration ou des coûts indirects.

La gestion du programme à HEC Montréal

Pour la gestion de ce programme, un comité décisionnel (équipe ci-après) a été créé pour avoir une meilleure vue d’ensemble de la communauté touchée par ce programme et pour exercer une répartition équitable et respectueuse des différences. La composition du comité a respecté les critères demandés en matière de diversité et d’inclusion.

Le haut dirigeant de HEC Montréal responsable d’assurer que les exigences du programme soient remplies :

Caroline Aubé
Directrice de la recherche et du transfert
Caroline.aube@hec.ca
514-340-6255

Nous croyons que ces mesures sont particulièrement importantes dans une situation de crise comme une pandémie, car les préjugés inconscients sont davantage susceptibles d’exercer une influence sur la prise de décision si celle-ci doit se faire rapidement et dans des conditions stressantes.

Équipe du comité institutionnel

Pour déterminer l’utilisation des fonds, les membres du comité ont été choisis principalement selon leurs rôles et responsabilités dans l’organisation. Caroline Aubé, directrice de la recherche et du transfert de HEC Montréal, s’est aussi assurée que le comité soit représentatif de la diversité du personnel de HEC Montréal.

Les membres du comité sont :

• Du Comité de direction de HEC Montréal :
  • Caroline Aubé, Directrice de la recherche et du transfert
• Du Secrétariat général :
  • Karine Parent, Agente-coordination et traitement de l’information pour l’équité, la diversité et l’inclusion
  • Lisanne Tremblay, Conseillère - équité, diversité et inclusion
• De la Direction de la recherche et du transfert :
  • Sophie Briand, Directrice des opérations
  • Suzanne Lapierre, Responsable - gestion financière
• Du Service de la comptabilité et de la trésorerie :
  • Luc Savaria, Directeur
  • Mariam Moussaddak, Directrice
  • Gilda Paduano, (Directrice intérimaire)
  • Raphaëlle Boulanger, Responsable - gestion financière
  • Jérôme Pépin, Responsable - systèmes administratifs
• Du Service du budget :
  • Carole Boudreau, Directrice
  • Stéphane Migneault, Responsable - système administratifs
• Professeurs (sans conflits d’intérêts) :
  • Yossiri Adulyasak, Titulaire d’une Chaire de recherche du Canada

Stratégie et principes visant le respect de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (ÉDI) dans la prise des décisions ayant trait à l’utilisation des fonds

HEC Montréal croit que la diversité constitue une source de richesse qui ne devrait faire l’objet d’aucun compromis. C’est pourquoi HEC Montréal adhère pleinement aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion. Dans cette optique, HEC Montréal a mis en place des stratégies ambitieuses afin d’offrir un milieu de travail et d’études inclusif et remédier, s’il y a lieu, aux désavantages subis par les groupes désignés au sein de sa communauté. 

Le Plan d’action institutionnel en équité, diversité et inclusion 2019-2022 de HEC Montréal se veut le point de repère de tous les efforts déployés par HEC Montréal pour honorer cet engagement.

HEC Montréal s’est donc engagée à prendre des mesures sérieuses afin de respecter les plus hauts standards d’équité, de diversité et d’inclusion quant à la prise des décisions relatives à l’utilisation des fonds. Le comité institutionnel, composé d’une équipe diversifiée et inclusive, comprenant des personnes des groupes sous-représentés, est responsable de la distribution équitable des fonds. Pour aider le comité à faire son exercice adéquatement, ses membres ont tous suivi une formation obligatoire sur les préjugés inconscients afin de neutraliser l’impact de ces derniers lors des prises de décision.

Afin de limiter les effets des préjugés inconscients et des obstacles systémiques, l’équipe a élaboré une stratégie comprenant les mesures suivantes :

1. Analyser minutieusement les exigences du programme;
2. Utiliser seulement les comptes CCS (combinaison de champs de structure) admissibles. Cette stratégie limite les effets négatifs des préjugés inconscients et des obstacles systémiques, en permettant plus difficilement d’identifier le personnel de recherche/chercheurs associés à chaque compte.
3. S’assurer que toutes les disciplines et tous les programmes sont considérés.
4. Que tout le personnel éligible, selon les critères du programme, soit considéré.

À l’étape 1, la prise de décisions pour l’utilisation des fonds n’a nécessité aucun arbitrage, ce qui a facilité le respect de notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion. En effet, le montant de la subvention attribuée à l’étape 1 (1 065 691$) a été supérieur au montant accordé (739 370 $). La stratégie de sélectionner seulement les comptes admissibles selon les exigences du programme a permis de limiter les effets négatifs des préjugés inconscients et des obstacles systémiques. En éliminant les comptes CCS non admissibles pour le programme, et en suivant les règles du programme, l’ensemble du personnel de recherche ayant été affecté par la COVID-19 au sein de HEC Montréal durant la période indiquée a pu recevoir une portion du fonds d’urgence.

Cependant, il est possible que les étapes 3 et 4 nous demandent d’évaluer les dossiers des chercheurs si les demandes reçues et admissibles excèdent l’enveloppe qui est allouée par le FUCRC. Si c’est le cas, HEC Montréal prendra alors les mesures suivantes :

• Les critères d’évaluation adaptés à la diversité des compétences et des contributions seront définis avant d’évaluer les candidatures pour assurer un processus d’évaluation équitable;
• Les mêmes critères d’évaluation seront appliqués de manière uniforme à toutes les candidates et à tous les candidats;
• Suffisamment de temps sera consacré à l’évaluation de chaque candidature afin de ne pas favoriser une candidature plutôt qu’une autre;
• Consultation des experts en EDI, en cas de besoin, pour ne pas prendre des décisions influencées par des biais;
• Les interruptions de carrière seront prises en compte afin de ne pas pénaliser les candidates et les candidats qui ont pu avoir un cheminement atypique;
• La recherche qui sort des sentiers battus et qui s’écarte des courants disciplinaires dominants ou qui est axée sur les questions ayant trait au genre, à la race ou au statut minoritaire sera valorisée dans la prise de décisions;
• Une production scientifique affectée négativement par la pandémie serait prise en considération dans l’évaluation des dossiers (par exemple, incapacité d’un chercheur de travailler durant la pandémie parce qu’il ou elle doit s’occuper d’un ou de plusieurs enfants ou membres de la famille ou parce qu’il ou elle est davantage à risque de contracter la COVID-19).

Aussi, il est très possible qu’advenant que les fonds reçus ne soient pas suffisants pour répondre aux besoins de toutes les demandes, les sommes distribuées seront tout simplement calculées au prorata des sommes obtenues. Cela assurera que le processus soit équitable pour toutes les personnes et qu’aucun préjudice ne soit créé (ex.: si nous recevions 80% du montant, nous donnerions 80% de la somme calculée/admissible pour toutes les demandes). Le comité s’inspirera donc de la méthode que plusieurs organismes subventionnaires utilisent lors des différents concours.

Étape 1

Le financement obtenu par HEC à l’étape 1 est supérieur au montant accordé pour le soutien salarial destiné au personnel de recherche admissible.

Le montant obtenu s’est élevé à 1 065 691 $ et le montant distribué en soutien salarial a totalisé 739 370 $. Ce financement a permis de soutenir financièrement 209 employés (113 étudiants des cycles supérieurs, 4 chercheurs postdoctoraux et 92 membres du personnel de recherche).

Étape 2

Aucune demande n’a été déposée à l’étape 2 considérant que HEC n’a pas utilisé la totalité de l’allocation de l’étape 1.

Étape 3

À l’étape 3, un financement est attribué dans le but de fournir un soutien pour les coûts directs associés au maintien et à la reprise des activités de recherche. Les établissements demandeurs doivent justifier leurs besoins en se fondant sur les coûts réels engagés entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020. De plus, les salaires du personnel de recherche peuvent être admissibles à un remboursement partiel jusqu’à 75 p. 100 pour la période du 30 août 2020 au 15 novembre 2020 à condition qu’ils répondent aux critères d’admissibilité des dépenses pour le financement du maintien et de la reprise des activités de recherche.

Selon les exigences du FUCRC, les institutions recevant des fonds pour l’étape 3 doivent mettre en place un mécanisme ouvert et transparent pour la répartition de ces fonds.

Ainsi, HEC Montréal a mis en place un appel ouvert transmis par courriel à tous le corps professoral afin de recueillir les besoins de chacun des responsables des projets de recherche en lien avec les coûts directs supplémentaires exceptionnels qui ont été nécessaires pour le maintien et la reprise des activités de recherche. Pour être admissible à recevoir des fonds de l’étape 3, chaque responsable de projet devait nous faire parvenir leur demande au plus tard le 29 novembre 2020 à 23h59.

À cette étape, le financement obtenu par HEC est de 360 314 $. Le processus d’identification des dépenses admissibles par la Direction de la recherche et du transfert et par le Service de la comptabilité a été réalisé et des recommandations ont été communiquées à la réunion du Comité institutionnel du 15 janvier 2021. Suite à cette rencontre, HEC Montréal a décidé d’accorder 216 829$ à quatre groupes de recherche distincts.

Étape 4

L’étape 4 a pour but de fournir un soutien salarial supplémentaire pour le personnel de recherche qui était admissible aux étapes 1 et 2 en faisant passer la période maximale visée par le soutien salarial de 12 à 24 semaines.

Les fonds des étapes 1 et 2 couvrent jusqu’à 12 semaines (consécutives ou non au cours de la période d’admissibilité) de soutien salarial par employé. Les fonds de l’étape 4 couvrent tout soutien salarial supplémentaire nécessaire, et ce, jusqu’à concurrence de 24 semaines de soutien en tout (étapes 1, 2 et 4 réunies) par employé.

Le processus d’identification des CCS admissibles a suivi la même démarche que l’étape 1 en s’assurant de ne pas financer deux fois le salaire du personnel de recherche au cours de la même période. Une demande d’allocation de 491 692 $ a été présentée au FUCRC ce qui représente une aide pour le salaire de 217 employés (120 étudiants des cycles supérieurs, 5 chercheurs postdoctoraux et 92 membres du personnel de recherche).

Lors du premier avis d’octroi le 14 décembre 2020, les fonds octroyés (310 691$) étaient en dessous des besoins identifiés (491 692$). À la rencontre du 15 janvier 2021, le Comité institutionnel a décidé que les sommes distribuées seraient tout simplement calculées au prorata des sommes obtenues afin de s’assurer que le processus soit équitable pour toutes les personnes et qu’aucun préjudice ne soit créé (63% de la somme calculée/admissible pour toutes les demandes).

Cependant, le FUCRC a avisé les établissements universitaires que les fonds inutilisés de l’étape 3 (maintien et (ou) reprise des activités de recherche) seraient transférées pour s’assurer que les besoins de soutien salarial à l’étape 4 soient rencontrés. C’est donc pourquoi l’École a reçu un deuxième avis d’octroi le 27 janvier 2021 pour l’enveloppe totale demandée, soit 491 692$. Tous les professeurs ayant des projets admissibles ont été avisés de ces changements, et le montant supplémentaire a été octroyé à chacun de leurs projets de recherche respectifs.